FAQs zu #kirchenverwaltung2030

Gesamtziel des Projektes #Kirchenverwaltung2030 ist es, die kirchliche Verwaltung zu modernisieren, damit sie sich besser an die Bedürfnisse der Menschen und die Veränderungen in der Gesellschaft anpassen kann.

Nach dem Neustart im Jahr 2025 fokussiert sich #Kirchenverwaltung2030 auf Kernprozesse kirchlicher Verwaltung. In den Blick genommen werden Prozesse innerhalb des Landeskirchenamtes, der beteiligten Ämter und landeskirchliche Einrichtungen, sowie Prozesse, die zwischen ihnen verlaufen.

Die Projektergebnisse können nicht nur dazu führen, dass diese Kernprozesse dauerhaft optimiert werden. Sie können auch den Anstoß geben, weitere Prozesse entsprechend zu analysieren, umzugestalten oder wegfallen zu lassen.

Neben dem Projekt #Kirchenverwaltung2030 werden derzeit weitere Projekte parallel vorangetrieben. Zwischen den einzelnen Vorhaben besteht ein regelmäßiger Austausch, um Transparenz über Fortschritte, Abhängigkeiten und mögliche Schnittstellen sicherzustellen. In dem Projekt #Kirchenverwaltung2030 werden dabei fortlaufend die Entwicklungen in den anderen Initiativen berücksichtigt.

Da mehrere strategische Themen gleichzeitig bearbeitet werden, ist es erforderlich, klare Prioritäten zu setzen und Ressourcen entsprechend auszurichten. Diese Abstimmung erfolgt kontinuierlich, um eine bestmögliche Gesamtsteuerung aller laufenden Projekte zu gewährleisten.

Die Frage ist nicht pauschal zu beantworten. In einem ersten Durchlauf werden in jeder/m der beteiligten Ämter, Einrichtungen und Abteilungen die Verwaltungsprozesse erhoben und in sog. „Prozesslandkarten“ zusammengefasst. Daran sind jeweils einige Mitarbeitende unterschiedlicher Ebenen in einem Kick-Off und zwei Workshops beteiligt.

Im nächsten Schritt werden diese in einem mehrstufigen Verfahren von der Projektleitungsgruppe unter Begleitung von Minerva Beratung untersucht und daraus die zu untersuchenden Kernprozesse identifiziert. Auf die an diesen Kernprozessen in der jeweiligen Institution beteiligten Personen wird dann ein gewisses Maß an zusätzlichem Arbeitsaufwand zukommen.

Die Kirchengemeinden an sich gehören bewusst nicht zum Kreis der in #Kirchenverwaltung2030 aufgenommenen Organisationen, um den Aufwand nicht noch zusätzlich zu steigern. Allerdings gibt es vor allem in den Kirchenämtern, aber auch im Landeskirchenamt oder im Amt für Bau und Kunstpflege zahlreiche Prozesse, die die Kirchengemeinden mit betreffen (etwa bei der Erstellung eines Haushaltsplans oder der Bearbeitung eines Antrags).

Insofern werden die Kirchengemeinden mit von den Ergebnissen von #Kirchenverwaltung2030 profitieren, auch wenn sie nicht direkt beteiligt sind.

Um alle Beteiligten kontinuierlich über die Projektfortschritte im Prozess #Kirchenverwaltung2030 zu informieren, sind eine Reihe von Kommunikationsmaßnahmen geplant. Neben regelmäßigen Informationen für Mitarbeitende, Führungskräfte sowie Leitungsverantwortliche wird es (digitale) Informationsveranstaltungen und begleitende Videoreihen geben, die Einblicke in den Prozess ermöglichen, Hintergründe erläutern und über aktuelle Entwicklungen informieren.

Die entsprechenden Termine und Formate werden rechtzeitig im Voraus bekannt gegeben, sodass ausreichend Gelegenheit besteht, sich darauf einzustellen.

Bei Fragen oder Unterstützungsbedarf wenden Sie sich bitte an unser zentrales Funktionspostfach unter Kirchenverwaltung2030@evlka.de .

Ihre Anfrage wird dort gebündelt erfasst und zeitnah von der zuständigen Projektgruppe bearbeitet. So stellen wir sicher, dass Ihr Anliegen schnellstmöglich an die richtigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner weitergeleitet und beantwortet wird.

Die Auswahl ist abgeschlossen: Zwölf Prozesse werden im Rahmen des Projekts detailliert untersucht. Sie wurden anhand transparenter Kriterien ausgewählt und bilden zugleich unterschiedliche Organisationseinheiten und fachliche Schwerpunkte ab. Diese Prozesse stehen daher im Mittelpunkt der weiteren Projektarbeit:

• Buchungen durchführen
• Haushaltsmittel bewilligen und verwenden
• Gebäude verkaufen / abgeben
• Bauliche Maßnahmen ABK/LKA betreuen
• Personal einstellen
• Beschaffungen organisieren
• Personal und Einrichtungen beraten
• Jahresabschluss erstellen
• Haushaltsplan erstellen
• Stellenplan erstellen
• Gremien betreuen / Besprechungen organisieren
• Personal recruiten

Eine der ersten Aufgaben im Projekt war die Frage: Welche Prozesse untersuchen wir im Detail?

Da nicht alle Prozesse gleichzeitig betrachtet werden können, war es wichtig, eine fundierte zu treffen. Ziel war es, diejenigen Prozesse zu identifizieren, bei denen die größten Verbesserungen für die Organisation und die Mitarbeitenden zu erwarten sind – insbesondere im Hinblick auf geringere Prozesskosten, effizientere Abläufe und eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag.

Dafür hat die Projektgruppe mehr als 1.100 Datensätze ausgewertet und die Prozesslandschaft des Landeskirchenamtes, 7 beteiligter Kirchenämter, der Evangelischen Agentur, des Evangelischen Schulwerks und der Kirchlichen Verwaltungsstätte Loccum analysiert.

Die Auswahl erfolgte in mehreren Schritten auf Basis eines gemeinsam entwickelten und gewichteten Kriterienkatalogs.

Berücksichtigt wurden sowohl quantitative als auch qualitative Kriterien. Dazu gehörten unter anderem:

• Prozesskennzahlen und objektiv messbare Merkmale (z. B. Häufigkeit, Durchlaufzeit),
• das erwartete Verbesserungs- und Digitalisierungspotenzial,
• die Komplexität der Abläufe und der beteiligten IT-Systeme,
• die Bedeutung der Prozesse für den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden,
• sowie der zu erwartende Beitrag zur Erreichung der Projektziele.

Neben den einzelnen Prozessen wurde auch die Gesamtverteilung betrachtet. Die ausgewählten Prozesse sollen ein möglichst repräsentatives Bild der Organisation abbilden. Deshalb wurde darauf geachtet, dass unterschiedliche Organisationseinheiten sowie verschiedene fachliche Bereiche – beispielsweise Bau, Personal, Finanzen, Beschaffung oder weitere Querschnitts- und Fachaufgaben – angemessen berücksichtigt werden.

Für die Bewertung wurden unter anderem Prozess- und IT-Landkarten genutzt, um Zusammenhänge zwischen Abläufen, Organisation und eingesetzten Systemen sichtbar zu machen. Die Ergebnisse wurden in der Projektgruppe gemeinsam diskutiert und anhand der festgelegten Kriterien überprüft.

Auf dieser Grundlage wurden schließlich zwölf Prozesse ausgewählt. Sie bieten aus heutiger Sicht das größte Potenzial, die Projektziele zu erreichen und gleichzeitig Erkenntnisse zu gewinnen, die auch auf andere Prozesse übertragen werden können.

Die Auswahl markiert den Startpunkt der vertieften Analyse. In den nächsten Projektphasen werden die ausgewählten Prozesse gemeinsam mit den beteiligten Fachbereichen, Ämtern und Einrichtungen untersucht und konkrete Verbesserungsmöglichkeiten erarbeitet.

Die Reihenfolge der Prozessanalysen wurde bewusst geplant. Sie berücksichtigt sowohl fachliche als auch organisatorische Aspekte und stellt sicher, dass die Projektziele innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens erreicht werden können.

Da das Projekt in einem festen Zeitfenster umgesetzt wird, werden nicht alle Prozesse nacheinander untersucht. Stattdessen laufen zeitweise bis zu fünf Teilprojekte parallel. So können mehrere Prozesse gleichzeitig analysiert und Optimierungsmaßnahmen entwickelt werden, ohne den Gesamtzeitplan zu verlängern.

Bei der Planung der Reihenfolge wurden unter anderem folgende Aspekte berücksichtigt:

• die Verfügbarkeit der beteiligten Fachbereiche und Ansprechpersonen,
• fachliche und organisatorische Abhängigkeiten zwischen Prozessen,                    
• Synergien zwischen ähnlichen Themen und Aufgabenbereichen,
• die Auslastung des Projektteams sowie
• eine möglichst gleichmäßige Verteilung der Projektarbeit über die gesamte Laufzeit.

Die zeitliche Reihenfolge ist daher keine Priorisierung der Prozesse. Jeder ausgewählte Prozess leistet einen wichtigen Beitrag zum Erreichen der Projektziele. Die Reihenfolge dient ausschließlich dazu, das Projekt effizient zu organisieren und die verfügbaren Ressourcen bestmöglich einzusetzen.

Durch die parallele Bearbeitung mehrerer Prozesse können Erkenntnisse zudem frühzeitig in weitere Teilprojekte einfließen. Das unterstützt einen kontinuierlichen Wissenstransfer und trägt dazu bei, dass bewährte Vorgehensweisen direkt im weiteren Projektverlauf genutzt werden können.